Райан Костелло, основатель Event Farm, с момента окончания Джорджтаунского университета делал карьеру на объединении людей. За более чем 18 лет работы в качестве продюсера мероприятий и маркетолога, Костелло помогал таким компаниям, как Nike, Google, Yahoo, Microsoft, Adobe и JP Morgan Chase, в проведении тысяч мероприятий по всему миру.
Излишне говорить, что он хочет вернуться к обычному бизнесу. Но Костелло обеспокоен тем, как возрождается отрасль. «Есть какое-то давление, призывающее поторопиться и вернуться к прежнему», - сказал Костелло, чья компания Event Farm была приобретена компанией-разработчиком программного обеспечения для управления ассоциациями MemberSuite в 2019 году. ««Я не хочу выйти только для того, чтобы событие произошло, сделав тем самым два шага назад. Меня действительно беспокоит, что мы движемся слишком быстро».
Костелло считает, что у крупномасштабных мероприятий, таких как Суперкубок, есть бюджет и людские ресурсы, чтобы обеспечить все основы безопасности. Но группа, проводящая конференцию, не будет иметь таких же ресурсов и может оказаться уязвимой, пока страна и отрасль пытаются выбраться из мертвой хватки COVID-19.
Event Farm потратила большую часть прошлого года на создание виртуальных кампусов для мероприятий, чтобы компании оставались на связи. Ниже Костелло делится пятью шагами, которые он призывает выполнять планировщикам и организаторам мероприятий, когда компании снова начинают проводить свои мероприятия очно.
1. Заимейте кодекс поведения. Основой для профессионалов мероприятий являются рекомендации Центров по контролю и профилактике заболеваний. Но они часто меняются и применяются по-разному в зависимости от местности. Костелло отмечает, что для большинства мероприятий уже существуют правила в отношении безопасности и конфиденциальности данных. Это просто вопрос адаптации и передачи правил, касающихся масок, социального дистанцирования и других протоколов. Таким образом, потенциальный противник - помните, что у всех в стране разные взгляды и взгляды на пандемию - может положительно влиять на соблюдение правил на вашем мероприятии.
2. Продавайте публику. Одно дело - иметь план безопасности, но организаторам мероприятий нужно будет убедить участников, что они будут чувствовать себя комфортно, приехав на место встречи, где, вероятно, будет виртуальный компонент. «Не говорите мне, что у вас есть дезинфицирующие средства для рук, и вы будете развешивать таблички», - сказал Костелло. «Расскажите мне, каков ваш план общения и что вы просите сделать других участников». Он добавил, что в этом случае речи о чрезмерном общении не идет.
3. Не зацикливайтесь на цифрах. Безопасность, конечно, превыше всего, но объем информации, представленной CDC и другими источниками, может быть огромным. Как сказал Костелло, если вы зайдете слишком далеко в дебри «вместо анализа вы получите паралич». Другими словами, установите меры и включите их в матрицу событий, а затем приступайте к работе. «Невозможно добиться идеала – сценарий никогда не выдерживается», - сказал он.
4. Найдите подходящее место проведения. Этот совет применим к событиям и до пандемии, но он важнее, чем когда-либо. У вас и вашей организации будет набор приоритетов, и вам понадобится ВЦ, который сможет оправдать ожидания. Вы планируете в основном открытое пространство? Какую вентиляцию вы действительно ищете? Просто потому, что многие участники будут вакцинированы, большая группа людей не будет стремиться в тесные места. «Вы увидите, как в более теплой среде, такой как Флорида и Калифорния, происходит невероятное количество событий», - сказал Костелло, который живет в Санта-Монике, штат Калифорния.
5. Используйте новые инструменты. Технологии быстро меняются в соответствии с потребностями - мы вышли за рамки систем регистрации. Костелло предпочитает платформы (например, Event Farm) с возможностью отправлять участникам текстовые сообщения в режиме реального времени в случае изменений на транспорте или любых других переменных. Он также предсказал, что приложения, проверяющие всех поставщиков и сотрудников, вплоть до сотрудников службы доставки и волонтеров, будут важны для отслеживания контрактов и поддержки протоколов. «Мы собираемся проверять всех», - сказал он.
TSNN
