Распространенное в практике правило в мире торговых выставок заключается в том, что, если вы планируете использовать выставочный стенд более трех раз, его покупка более рентабельна, чем аренда. Хотя в целом все верно, но это определенно не универсальное правило, применимое во всех случаях.
Изготовленные на заказ стенды обладают множеством уникальных качеств, которые может не предоставить аренда, главным из которых является то, что они выделяют вас среди конкурентов и позволяют удивить посетителей уникальной атмосферой. Тем не менее, арендные стенды сегодня не такие, какими они были 10 или даже пять лет назад, когда большинство вариантов выглядели квадратными и скучными. В настоящее время компоненты для аренды, которые раньше входили в стандартные пакеты, часто можно смешивать и подбирать, чтобы ваш стенд не был похож на какой-либо еще на выставочной площадке.
Чтобы помочь вам определить, будет ли владение индивидуальной собственностью правильным шагом, вот несколько распространенных сценариев, в которых вы можете оказаться при выборе между арендой или покупкой стенда, а также ключевые моменты, которые следует учитывать, прежде чем нажать на курок.
У вас ограниченный бюджет. Изготовленные на заказ экспонаты предлагают большую гибкость и меньше ограничений, чем аренда, но они часто имеют более высокую цену и более высокие первоначальные затраты. Поэтому экспоненты с ограниченным бюджетом инстинктивно думают, что лучший вариант - это аренда, но это не всегда так. Посмотрите на картину целиком и примите во внимание, сколько раз вы будете выставляться, расходы на доставку и вывоз, связанные с обоими вариантами, плату за хранение и т. д.
В общем, разговоры о новых стендах должны быть сосредоточены на целях и задачах вашей компании, надеждах на возврат инвестиций и продолжительность выставочной программы. Я предлагаю обратиться к бухгалтерии и обсудить финансовые последствия аренды по сравнению с владением. Одна из важных тем, которую следует учитывать при принятии решения, - это амортизация, методология учета, которая используется для распределения стоимости вашего собственного стенда на протяжении ожидаемого срока службы. В конечном итоге все, что вы решите приобрести, становится для компании активом, а не просто статьей расходов, и даже может иметь место налоговая выгода. Еще один момент, который следует учитывать, - это стоимость страховки, поскольку арендуемое оборудование обычно страхуется выставочным центром, а покрытие нестандартной собственности зависит от покупателя.
Вы беспокоитесь о том, что ваш стенд будет похож на аренду. В зависимости от того, какую систему вы используете, и поставщика, с которым вы решите работать, арендованные экспонаты могут варьироваться от недорогих и довольно простых до потрясающих вариантов, о которых вы даже не подозреваете. Многие объекты для аренды включают в себя модульные системы, сделанные из рам и / или алюминиевых профилей, которые можно реконфигурировать тысячами различных способов и покрыть специальной графикой, чтобы вы выделялись среди других экспонентов, использующих ту же систему.
Например, арендованный стенд можно обшить матовыми акриловыми панелями с подсветкой. Эти панели нужно купить, но экономия на аренде рам, в которые они были установлены. При обшивке арендуемой системы можно выбирать из множества материалов: от графики с силиконовой кромкой (SEG) и Sintra до дерева и цветного оргстекла. Можно даже создавать собственные логотипы из прочных материалов и прикреплять их к стойкам, чтобы придать объемность.
Если ваша выставочная программа требует изменения большинства компонентов стенда, вам, вероятно, будет лучше использовать нестандартный стенд.
Вам приходится выбирать между небольшим рядным стендом и большим островным. Это повторяющаяся ситуация, которая заставляет многих экспонентов задаваться вопросом, следует ли им покупать индивидуальный стенд или арендовать, потому что им не обязательно будут нужны все компоненты стенда для каждой выставки. Предположим, ваша компания ежегодно выставляется с одним островным стендом размером 30 на 50 футов, а все остальные стенды стандартные. В этом случае создание гибридного стенда путем смешивания индивидуальных и арендных компонентов часто оказывается наиболее целесообразным с финансовой и логистической точки зрения решением. Этот вариант предлагает лучшее из обоих миров, позволяя вам выделять дополнительные средства на индивидуальность, которая будет центром внимания на всех ваших стендах, независимо от их размера. Например, купленный одноразовый прилавок и дополнительная стена с подсветкой могут использоваться как на острове, так и на линейных следах.
Вариант, когда ваш стенд должен побывать в нескольких городах с очень близкими датами проведения. Скорее всего, нет смысла отправлять его из Сан-Франциско в Нью-Йорк, затем из Орландо в Хьюстон в течение двух месяцев, особенно если он тяжелый или хрупкий. В конце концов, если ваш собственный стенд просто не может быть везде, где вам нужно, а ваши расходы на доставку зашкаливают, вы можете выбрать нестандартный стенд в качестве основного дизайна, но арендовать стенд для небольших мероприятий или показа в отдаленных местах. Так что сядьте со своим календарем выставок и определите, где приобретенный на заказ стенд принесет вам наибольшую отдачу от вложенных средств - вероятные факторы включают размер мероприятия, демографические характеристики аудитории и результаты ваших предыдущих выставочных мероприятий, и где будет достаточно менее сложного арендованной стандартного стенда. После того, как вы определились, спросите свой выставочный центр, есть ли у него объекты или партнеры в городах, где вы планируете арендовать, чтобы потенциально избавить вас от сумасшедших транспортных расходов. Кроме того, вы можете арендовать его напрямую у подрядчика по оказанию общих услуг.
Сообщения вашей компании меняются в зависимости от целевой аудитории на конкретном шоу, или вы знаете, что вам нужно будет внести серьезные изменения в стандартные компоненты аренды. Если ваша программа требует, чтобы большинство компонентов стенда было изменено и перенастроено, вам, вероятно, будет лучше использовать нестандартный стенд, поскольку взятые напрокат части необходимо возвращать в их первоначальном состоянии. Это может относиться к экспонентам, у которых есть сложные потребности в организации, или к тем, чьи компании придерживаются строгих стандартов бренда, которые требуют, чтобы все, от стеллажей до профилей, было определенного цвета Pantone. Обязательно обратите внимание на ограничения сделки и определите, запрещают ли они вам сдавать в аренду стандартные компоненты.
С другой стороны, если вам просто нужно время от времени менять графику и сообщение, арендный стенд может работать нормально. Поскольку арендные системы часто создаются для размещения SEG или жестких панелей, вы можете арендовать стенд и приобрести серию графических изображений, которые можно поменять местами для целевой аудитории, которую вы пытаетесь охватить. Например, если вы предлагаете санитарно-гигиенические принадлежности для медицинской промышленности и участвуете в мероприятиях в области стоматологии, офтальмологии и дерматологии, вы все равно можете арендовать стенд с одним дизайном и составить три набора графических изображений, адаптированных для каждой из этих аудиторий.
Если вы планируете участвовать в зарубежных выставках, и не знаете с чего начать. Если вы запускаете международную выставочную программу, то логистика, связанная с таможенной очисткой вашего индивидуального стенда, является сложной задачей, которую нужно добавить в ваш список дел, а стоимость доставки будет астрономической. Если вы все же решите отправить приобретенный стенд за границу, убедитесь, что вы работаете с перевозчиком, который прошел международную проверку. Тем не менее, если вы выставляетесь за границей только один или два раза в год, почти всегда будет разумнее арендовать стенд в выставочном городе или рядом с ним или выбрать стенд для строительства и утилизации. Строить и утилизировать - это именно так и называется: стенд, которую однажды устанавливают, а затем уничтожают. Это может быть разовый стенд, созданный международным поставщиком, или другой вариант - узнать, есть ли у вашего отечественного выставочного дома зарубежный партнер, который может воссоздать ваш дизайн.
Экспоненты часто просят дать однозначный ответ на вопрос об арендованном или индивидуальном стенде, но, к сожалению, однозначных решений нет. Мой лучший совет - тщательно взвесить ваши варианты и принять решение после оценки уникальной ситуации вашей выставочной программы. Надеюсь, некоторые из этих сценариев и советов помогут вам в процессе принятия решений.
Бетси Эрл, ExhibitorOnLine
